Časté dotazy (FAQ)
Odpovědi na nejčastější otázky ke Kvitanu — nahrávání, kontace, export, bezpečnost a podpora.
Časté dotazy
1. Jak nahrát doklad do Kvitana?
Doklad lze nahrát čtyřmi způsoby: (a) přímo v aplikaci přes Dashboard → tlačítko Nahrát doklad (foto nebo PDF, max 10 MB), (b) e-mailem na inbound adresu organizace (viz otázka 2), (c) klientským portálem, kde doklady nahrává sám váš klient přes magic-link přístup, nebo (d) jako e-fakturu ve formátu ISDOC nebo ZUGFeRD. Podrobný návod najdete v článku Jak nahrát doklad.
2. Co je inbound e-mailová adresa organizace a jak ji najdu?
Každá klientská organizace v Kvitanu má vlastní e-mailovou adresu ve tvaru inbox-{nazev}-{kod}@kvitano.cz. Na tuto adresu stačí poslat e-mail s dokladem jako přílohou — zpracování probíhá automaticky. Adresu najdete v detailu organizace (Klienti → vyberte organizaci → záložka Nastavení). Klientovi stačí sdělit tuto adresu a on může přeposílat faktury přímo z e-mailového klienta.
3. OCR rozpoznalo doklad chybně. Jak chybu opravím?
Otevřete detail dokladu a klikněte na ikonu tužky u pole, které chcete opravit (dodavatel, datum, částka nebo jednotlivé položky). Po úpravě uložte. Ručně upravené hodnoty jsou v detailu vizuálně odlišeny — víte tak, co pochází z OCR a co bylo upraveno ručně. Oprava kontace (účtů MD/D) je popsána v článku Jak nastavit předkontaci.
4. Kdy se kontace schválí automaticky a kdy musím zasáhnout ručně?
Návrhy AI kontace s jistotou ≥ 90 % se schvalují automaticky — doklad je zaúčtován bez vašeho zásahu. Návrhy s nižší jistotou čekají na vaši kontrolu a zobrazují se ve widgetu „Čekající na kontaci" na Dashboardu. Klikněte na widget, projděte doklady a kontaci potvrďte nebo upravte. Podrobnosti najdete v článku Jak nastavit předkontaci.
5. Jak exportovat doklady do Pohody?
V seznamu dokladů označte zaškrtávacím polem doklady k exportu, v plovoucím panelu bulk akcí vyberte Export → Pohoda XML a stáhněte soubor. V Pohodě pak přejděte na Soubor → Datová komunikace → XML import/export a soubor importujte. Export obsahuje předkontaci (MD/D), DPH rozpad a platební údaje. Doporučujeme exportovat pouze doklady s dokončenou kontací. Podrobný postup najdete v článku Export do Pohody.
6. Jak pozvat kolegu nebo asistenta do firmy?
Přejděte do Nastavení → Moje firma → Členové a klikněte na Pozvat člena. Zadejte e-mail a roli (Účetní nebo Prohlížení). Kolega obdrží pozvánkový e-mail s odkazem platným 7 dní. Role Účetní umožňuje práci s doklady všech klientů, role Prohlížení pouze čtení. Podrobný návod najdete v článku Jak pozvat kolegu.
7. Kolik dokladů mohu zpracovat? Co se stane, když překročím limit?
Limity dle plánu: Free 100 OCR dokladů/měsíc (1 klient), Účetní 3 000 OCR/měsíc (60 klientů) za 1 990 Kč/měsíc, Účetní Tým 15 000 OCR/měsíc (150 klientů) za 4 990 Kč/měsíc, Enterprise na míru. E-faktury ISDOC a ZUGFeRD se zpracovávají bez OCR a do limitu se nezapočítávají. Po dosažení měsíčního limitu OCR zpracování nových dokladů pozastavíme až do dalšího fakturačního období. Pro navýšení přejděte do Nastavení → Plán a platba nebo nás kontaktujte.
8. Jsou moje doklady v bezpečí? Zpracovává je AI mimo EU?
Ano, veškeré zpracování probíhá výhradně v EU — databáze a úložiště jsou na serverech Supabase ve Frankfurtu, AI (Google Vertex AI) běží v region europe-west4 (Nizozemsko). Žádná data nejsou předávána mimo EU/EHP. AI se na vašich datech neučí — Google Vertex AI smluvně zaručuje, že data zákazníků nejsou použita k trénování modelů. Archivované doklady jsou chráněny SHA-256 integritou dle § 34 ZDPH — nelze je po archivaci přepsat ani pozměnit.
9. Mohu smazat svůj účet? Co se stane s doklady?
Svůj účet smažete v Nastavení → Profil → Smazat účet. Po smazání jsou vaše osobní údaje (profil, přihlašovací údaje) odstraněny do 30 dní. Doklady organizací, které podléhají zákonné archivační povinnosti (5–10 let dle § 31 zákona o účetnictví a § 34 zákona o DPH), jsou po tuto dobu uchovány pseudonymizovaně — bez vazby na váš smazaný účet. Tato povinnost platí ze zákona a nelze ji obejít.
10. Co jsou e-faktury ISDOC a ZUGFeRD a v čem jsou výhodné?
ISDOC je český standard pro elektronické faktury, ZUGFeRD je evropský standard (hybridní PDF+XML). Obě faktury obsahují strukturovaná data v XML, takže Kvitano je zpracuje bez OCR a s přesností 100 % — žádné chyby z rozpoznávání textu. Pokud váš dodavatel tyto formáty podporuje, doporučujeme je preferovat před skenovanými PDF. Nahrání probíhá stejně jako u běžného souboru — Kvitano formát rozpozná automaticky.
11. Co je klientský portál a jak ho klient použije?
Klientský portál je zjednodušené rozhraní, přes které váš klient může sám nahrávat doklady, aniž by měl přístup k vaší účetní aplikaci. Přístup funguje přes magic-link (odkaz bez hesla), který mu vygenerujete v detailu organizace. Klient klikne na odkaz, otevře se mu portál dané organizace a může nahrávat soubory. Doklady se okamžitě zobrazí ve vaší aplikaci pod danou organizací.
12. Na koho se obrátit, pokud si nevím rady?
Napište nám na support@kvitano.cz. Snažíme se odpovídat do jednoho pracovního dne. Uveďte prosím název vaší firmy a co nejpřesnější popis problému (případně screenshot) — pomůže nám to vyřešit váš dotaz rychleji.