Jak nahrát doklad
Čtyři způsoby, jak dostat doklad do Kvitana — přes aplikaci, e-mail, klientský portál nebo jako e-fakturu.
Čtyři způsoby nahrání dokladu
Kvitano podporuje několik způsobů příjmu dokladů. Vyberte ten, který nejlépe odpovídá vašemu pracovnímu postupu.
1. Nahrání přímo v aplikaci
Tento způsob je nejrychlejší pro jednorázové doklady nebo testování.
- Přihlaste se do Kvitana a přejděte na Dashboard.
- Klikněte na tlačítko Nahrát doklad (nebo ikonu skenování).
- Vyberte soubor ze svého zařízení — podporované formáty jsou fotografie (JPEG, PNG) a PDF. Maximální velikost souboru je 10 MB.
- Vyberte, ke které klientské organizaci doklad patří.
- Potvrďte nahrání. OCR zpracování probíhá automaticky na pozadí, obvykle do několika sekund.
Tip: Na mobilním telefonu můžete přímo vyfotit doklad kamerou — bez nutnosti nejprve ukládat fotografii do galerie.
2. Nahrání přes e-mail (inbound inbox)
Každá klientská organizace má vlastní e-mailovou adresu, na kterou lze přeposílat nebo zasílat doklady jako přílohy.
- Přejděte do detailu organizace (Klienti → vyberte organizaci → záložka Nastavení).
- Zkopírujte inbound e-mailovou adresu ve tvaru
inbox-{nazev}-{kod}@kvitano.cz. - Pošlete e-mail na tuto adresu s dokladem jako přílohou (JPEG, PNG nebo PDF).
- Přílohy se automaticky zpracují OCR a doklady se přiřadí k dané organizaci.
Kdy to použít: Klient vám přeposílá faktury e-mailem. Stačí ho instruovat, aby vždy přeposílal na tuto adresu — vy pak nemusíte doklady ručně stahovat a nahrávat.
3. Klientský portál
Klient může nahrávat doklady sám, bez přístupu k vaší účetní aplikaci.
- V detailu organizace vygenerujte magic-link pro klientský portál.
- Zašlete odkaz klientovi — přihlášení nevyžaduje heslo, platí pro daný odkaz.
- Klient v portálu nahraje doklady, které se automaticky propíší do vaší organizace.
Kdy to použít: Klient má větší množství dokladů a chcete minimalizovat ruční přeposílání.
4. E-faktury ISDOC a ZUGFeRD
Strukturované elektronické faktury se zpracovávají bez OCR — data se načtou přímo ze souboru s přesností 100 %.
- Přejděte na Dashboard a klikněte na Nahrát doklad.
- Vyberte soubor s příponou
.isdocnebo.xml(ZUGFeRD). - Kvitano automaticky rozpozná formát a přeskočí OCR — všechna data (dodavatel, částka, DPH, položky) se načtou z XML struktury.
Kdy to použít: Dodavatel vystavuje faktury v ISDOC nebo ZUGFeRD formátu. Doporučujeme preferovat e-faktury vždy, kdy jsou k dispozici.
Podporované formáty
| Formát | OCR | Přesnost |
|---|---|---|
| JPEG, PNG | Ano | Závisí na kvalitě snímku |
| PDF (naskenovaný) | Ano | Závisí na rozlišení |
| ISDOC, ZUGFeRD (XML) | Ne | 100 % |
Časté problémy
Doklad se nezpracoval správně — zkontrolujte, zda je fotografie ostrá a doklad je v záběru celý. OCR funguje nejlépe při přímém nasvícení bez odlesků.
Soubor je příliš velký — maximální velikost je 10 MB. Velká PDF rozdělte na stránky nebo zkomprimujte.
E-mail dorazil, ale doklad se neobjevil — zkontrolujte, zda je příloha ve podporovaném formátu. Tělo e-mailu (bez přílohy) se nezpracovává.