Zásady ochrany osobních údajů

1. Jaká data sbíráme

• E-mailová adresa a heslo (uloženo jako hash) — pro přihlášení
• Doklady — fotografie, PDF a elektronické faktury (ISDOC, ZUGFeRD) — pro OCR zpracování a zákonnou archivaci
• Data z dokladů: dodavatel, IČO/DIČ dodavatele, bankovní účet, datum, položky, částky, DPH — pro vytěžení, kontroly, statistiky a export
• Klientské organizace: název, IČO — pro správu více klientů v rámci účetní firmy
• Údaje o účetní firmě a členech týmu: jméno, e-mail, role — pro správu přístupů
• E-maily doručené na inbound adresu organizace (inbox-…@kvitano.cz) — pro automatický příjem dokladů
• Bezpečnostní a provozní údaje: IP adresa a e-mail při omezení počtu pokusů o přihlášení, historie změn údajů dokladu (kdo, kdy, co) — pro bezpečnost a dohledatelnost

2. Právní základ zpracování

• Plnění smlouvy (GDPR čl. 6/1/b): doklady, profil a klientská data jsou nezbytné pro poskytnutí služby
• Oprávněný zájem (GDPR čl. 6/1/f): bezpečnost a provoz služby, ochrana před podvodem
• Plnění právní povinnosti (GDPR čl. 6/1/c): archivace daňových dokladů dle § 34 zákona o DPH a § 31 zákona o účetnictví

3. Doba uchovávání

Účetní doklady podléhají zákonné archivaci: 5 let dle § 31 zákona o účetnictví, 10 let dle § 34 zákona o DPH (počítáno od konce zdaňovacího období).

Po smazání účtu jsou osobní údaje uživatele (profil, přihlašovací údaje) odstraněny do 30 dnů. Doklady organizace, které podléhají zákonné archivační povinnosti, jsou po tuto dobu uchovány pseudonymizovaně — bez vazby na smazaný uživatelský účet.

E-mail doručený na příjmovou adresu, ke které už neexistuje žádná organizace (stará adresa, překlep), uchováváme 30 dní, abychom mohli upozornit odesílatele nebo účetní; poté ho smažeme.

4. Vaše práva

• Právo na přístup: kontaktujte nás na support@kvitano.cz
• Právo na výmaz: smazáním účtu v nastavení profilu (viz omezení zákonné archivace výše)
• Právo na přenositelnost: strojově čitelný export všech svých dat (JSON) si stáhnete v nastavení profilu, sekce „Vaše data“
• Právo vznést námitku: support@kvitano.cz
• Stížnost u dozorového orgánu: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) — uoou.gov.cz

5. Sub-zpracovatelé osobních údajů

Data neprodáváme třetím stranám. Data ukládáme a zpracováváme v datových centrech v EU/EHP. Některé z poskytovatelů níže jsou společnosti se sídlem v USA; pokud by u nich k předání osobních údajů mimo EU/EHP došlo (např. vzdálený přístup technické podpory), je ošetřené rámcem EU–US Data Privacy Framework nebo standardními smluvními doložkami (čl. 45 a 46 GDPR). Detailní přehled najdete na stránce Kde vaše data zpracováváme.

6. Cookies

Používáme výhradně technické cookies nezbytné pro přihlášení:

• Session cookies Supabase Auth (přihlášení do aplikace) — HttpOnly, Secure
• Session cookies klientského portálu (přihlášení do portálu) — HttpOnly, Secure

Žádné marketingové ani sledovací cookies nepoužíváme. Analytika (Vercel Analytics) je cookieless — nepoužívá cookies ani neidentifikuje jednotlivé návštěvníky.

Souhlas s cookies není vyžadován, protože používáme pouze technicky nezbytné cookies (výjimka dle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.).

7. Kontakt

Pro jakékoli dotazy k ochraně osobních údajů nás kontaktujte na support@kvitano.cz.